Videokommunikation - sinnvoller als E-Mail

Video-Konferenzen für Zusammenarbeit besonders wichtig

Moderne Telekommunikation beruht heute nicht mehr nur auf herkömmlichen Formen virtueller Kommunikation wie Telefon, Fax und E-Mail. Seit etwa 10 Jahren nimmt die Nutzung von Videoconferencing stetig zu. Das gilt für alle Spielarten von Software-Desktopsystem bis hin zum Telepresence- Raum. Persönlicher Kontakt und direkter Austausch waren schon immer eine wichtige Voraussetzung erfolgreicher Geschäfte, Lehre und Forschung, jedoch bei größeren örtlichen Distanzen schwierig zu realisieren.

Video-Konferenzen steigern die Offenheit, fördern Diskussionen und Kreativität in Online- Sitzungen und tragen damit zu einer schnelleren Entscheidunsgfindung bei. Laut einer von Cisco veröffentlichten Studie können videounterstützte Online-Meetings dabei helfen, engere Beziehungen aufzubauen und zu verbessern. Sie helfen bei der Reduzierung der kulturellen Wirkungen und persönlichen Auseinandersetzungen. Allerdings steigert Videokommunikation auch die Angst und Unsicherheit. Unternehmen müssen Arbeitnehmern helfen, die passenden Fähigkeiten zu entwickeln, um das Maximum aus derartigen Tools herauszuholen.
Wie ein Mensch die Vertrauenswürdigkeit einer anderen Person beurteilt, hängt überwiegend vom Verhalten und der Körpersprache ab, dabei wiegt das gesprochene Wort mit nur 7 Prozent der Personenbewertung nicht allzu schwer, dennoch verlassen sich viele Unternehmen auf Telefon- und Audiokonferenzen zur Teamkollaboration. Die Frage ist, wie Videokommunikation genutzt werden kann, um die Unternehmensproduktivität bei entfernten Teams zu verbessern und die psychologische Grenze zur Verwendung dieser Tools verringert werden kann.

Stuart Duff, Entwicklungschef bei Pearn Kandola stellt fest: „Weltweite und entfernte Teamkommunikation werden zur Norm, da Unternehmen sich auf Kostenreduktion konzentrieren und dabei leistungsfähigere, produktivere Teams aufstellen. Videokommunikation könnte eine entwicklungsfähige Alternative für die Treffen von Person zu Person werden, die entscheidende Frage ist also, wie Menschen Vertrautheit, Vertrauen und Behaglichkeit bei der regelmäßigen Nutzung von Videokommunikation entwickeln können und welche Faktoren es ermöglichen, den Nutzern alle Vorteile dieses hochmodernen Kommunikationsstils nahe zu bringen.“

Gerade im globalen Wettbewerb haben immer mehr Unternehmen Mitarbeiter und Geschäftspartner aus unterschiedlichen Kultur-Kreisen. Zwischenmenschliche Kommunikation findet zu über 60 Prozent nonverbal statt. Trotzdem verlassen sich heute immer noch viele Unternehmen auf Telefon- oder Online-Konferenzen.

Videokommunikation stellt das kulturelle Problem und dessen Wirkung auf die Kommunikation in virtuellen Teams in den Vordergrund. So kann Video beispielsweise helfen, den Aufbau von Beziehungen zu Kulturen mit ‚hohem Kontext‘, wie China, Japan und dem Nahen Osten zu beschleunigen, in denen die Beziehungen auf Integrität und sozialen Interaktionen beruhen. So p egen Länder wie Deutschland, Schweden und Dänemark eher eine „Low Power Distance“: Der Vorgesetzte wird hier mehr als Berater und Manager gesehen. Diese Länder zeichnen sich durch ihre Kultur der ‚spannungsarmen Distanz‘ aus, was so viel heißt, wie, dass sich Kollegen auf gleicher Höhe begegnen, unabhängig von formalen Positionen. In Ländern wie dem Nahen Osten oder Asien sind Hierarchien dagegen viel starrer. Wenn Menschen aus Kulturen der ‚spannungsarmen Distanz‘ mit Menschen aus Kulturen interagieren, in denen die Hierarchie bedeutend starrer ist, kann Video nonverbale Zeichen des Respekts liefern und so die Wirkungen dieser Unterschiede verringern. Daher können Videokonferenzen die Interaktion verschiedener Kulturen deutlich verbessern.

“Der Erfolg der Videokommunikation hängt davon ab, wie Teams durch ihre Leader geleitet werden und wie die Organisation eine unterstützende Kultur zustande bringt“, fügt Duff hinzu. „Wir konnten den Wert visueller Fingerzeige bei erfolgreichen Meetings beobachten und Videotechnologien, die diesen Wert maximieren, wie beispielsweise die Telepräsenz, sind ideal zur Pflege eines exzellenten Zusammenhalts. Allerdings sind Einzelpersonen, die Meetings mit ihrer positiven Art, Leader, die unterschiedliche Persönlichkeiten und Kulturen in ihren Teams unterstützen sowie Organisationen, die Ressourcen und Schulungen bereitstellen, um Videokommunikation zur Norm zu machen, ebenso wichtig für effektive Video-unterstützte Meetings.“

„Video ändert alles in der geschäftlichen Kommunikation. Es fügt die visuelle Dimension hinzu und lässt uns über geographische und organisatorische Grenzen hinweg effizient zusammenarbeiten“, meint Nick Earle, Senior Vice President von Cisco Services, European Markets. „Die Studie von Pearn Kandola zeigt, wie das Maximum aus jeder Art von Videokommunikation herauszuholen ist und liefert das Verständnis dafür, wie ‚Visual Networking‘ Unternehmen helfen kann, ein höheres Produktivitätsniveau zu erreichen.“
Die Qualität der Übertragung ist soweit fortgeschritten, dass sie einen weitgehenden Ersatz für persönliche Treffen bietet. Es stehen für alle wesentlichen Anwendungsszenarien Videokonferenztechnologien zur Verfügung, die auf H.323 (IP) beruhen. In Zukunft wird auch der SIP-Standard eine Rolle spielen. Datenübertragungen innerhalb einer Videokonferenz können mit dem ITUStandard H.239 problemlos erfolgen. Seit 2005 werden fast ausschliesslich HD-Systeme angeboten, die anstelle der bisherigen Standard-CIF-Au ösung den 720p- HD-Standard bieten. Die gegenüber CIF (1/4 PAL) 9-fach höhere Au ösung hat bereits vielerorts zu einem neuen Schub in der Akzeptanz und Nutzung von VC-Systemen geführt. Mittlerweile bieten alle Hersteller bereits 1080p-HD-Systeme an.

Wichtige Einsatzgebiete in der Praxis

1. Arbeitsplatz - Desktop-Systeme
H.323, SIP: Hier werden überwiegend Software-Systeme verwendet, die auf Windows-PCs installiert werden. Die meist verbreiteten sind PVX von der Firma Polycom und vPoint von der Firma VCON. Die Videokonferenz ist hier nur eine von vielen Anwendungen auf dem Desktop. Heute zeichnet sich die Zukunft in Form der sogenannten Unified Communication bereits ab. Diese Systeme nutzen noch meist den H.323-Standard, PVX kann auch unter SIP betrieben werden. Ganz wesentlich ist die Möglichkeit, zusätzliche Applikationen oder Daten gemeinsam betrachten und bearbeiten zu können. Dafür wird neben H.239 noch VNC eingesetzt. Für Nicht-Windows-Plattformen stehen einige OpenSource-Lösungen zur Verfügung.

Webconferencing:
Darunter fallen eine grosse Zahl vollständig proprietärer Produkte. Allen gemeinsam ist die weitgehende Inkompatibilität zu den genannten ITU-Standards. Eine akzeptable Variante für einfache Kommunikation ohne hohe Ansprüche ist Adobe Connect.

2. Seminarraum – Gruppensysteme
Gruppensysteme werden immer noch am meisten verkauft. Üblich sind H.323-Systeme. Solche Geräte erlauben die Übertragung von Präsentationen direkt vom VGA-Ausgang eines PCs oder Notebooks mit dem H.239-Standard. Für alle Systeme in dieser Klasse sind eingebaute Multipoint-Control-Units für Mehrpunktkonferenzen optional erhältlich.

Seminarraumlösungen
Videokonferenzen in Seminarräumen für 5 bis 20 Personen erfordern zwangsläu g die Integration der Codecs in eine Multimedia-Umgebung. Dazu gehören mindestens ein Plasma- oder LCD-Display oder Beamer sowie ein PC für Präsentationen und die Anschlussmöglichkeit für Notebooks, DVD-Player und bei Bedarf eines Presenters. Die Beleuchtung und Verdunkelung muss optimiert und sollte in die Mediensteuerung eingebunden werden. Dazu gehört eine gute Ausleuchtung der Teilnehmer, kein Streulicht auf die Projektionsflächen und vieles mehr. Das gilt im selben Umfang für die Raumakustik. Eine zentrale Mediensteuerung sollte die Vielzahl von Fernbedienungen ersetzen.

Damit können unterschiedliche Benutzergruppen bei regelmässiger Nutzung ohne nennenswerte Betreuung den Raum abwechselnd belegen und die hohen Investitionen rechtfertigen.

Weitere Informationen sind erhältlich in der vom Unternehmenspsychologen Pearn Kandola für Cisco durchgeführten Studie „Erfolg in Videokommunikation”, www.cisco.de und bei: Deutsche Initiative für Netzwerkinformation, www.dini.de

ÜBERBLICK ÜBER VIDEOKOMMUNIKATIONSLÖSUNGEN

Videotelefonie
Wird in der täglichen Kommunikation verwendet. Einfach anzuwenden; Videoqualität überträgt mitunter nicht alle visuellen Fingerzeige.

Web-basierte Videokonferenz
Team-Meetings mit verteilten Einzelpersonen und Meetings mit externen Mitarbeitern. Fast überall zugänglich; kleine Bilder machen die Erfassung visueller Fingerzeige schwierig.

Videokonferenz
Gruppen-Meetings mit einem oder zwei Mitarbeitern pro Standort. Bessere Videoqualität als Webcams, aber feinere visuelle Fingerzeige können verloren gehen; Audioqualität kann in größeren Meetings schlechter sein.

Telepräsenz
Von Nutzen bei der Pflege wichtiger Beziehungen über Distanzen. Dem persönlichen Zusammentreffen am nächsten, lebensgroße virtuelle Bilder zeigen Körpersprache und feine Gesten.